Gemini integrācija ar biznesa lietotnēm: cilvēks apstiprina

Pirmdien klients palūdz cenu piedāvājumu. Kāds no komandas atbild ar cenu un pieraksta, ka ceturtdien jāsazinās vēlreiz. Pieprasījums glabājas Gmail, piezīmes ir CRM, taču ceturtdien citu darbu ir tik daudz, ka atgādinājums paliek nenosūtīts.

Iespējams, Jūs domājat, vai daļu šī darba varētu uzņemties Gemini. Viena iespēja ir likt Gemini pārbaudīt Gmail, atrast klienta pēdējo ziņu, sagatavot atbildes melnrakstu un pievienot atgādinājuma uzdevumu projektu pārvaldības lietotnē.¹ Tas var darboties. Tomēr lēmumu secība ir svarīgāka par rīku.

Sākt ar vienu uzdevumu, nevis ar savienotājiem

Var gribēties vispirms izpētīt, ar kurām uzņēmuma lietotnēm Gemini var savienot.¹ Labāks sākums ir viens uzdevums, kas atkārtojas katru nedēļu un atņem komandai laiku. Viens no tiem varētu būt atgādinājumi, kas pēc noslogotas nedēļas paliek nenosūtīti: piedāvājums, uz kuru nav saņemta atbilde, vai pieprasījums, uz kuru jāraksta vēlreiz.

Aprakstiet šo uzdevumu vienkāršiem vārdiem. Kur pienāk pieprasījums? Kur glabājas klienta vēsture? Kā izskatās labs atgādinājums, un cik ātri tas jānosūta?

Pēc tam nosakiet personu, kas apstiprina katru melnrakstu. Tas varētu būt pārdošanas vadītājs vai uzņēmuma īpašnieks. Ja šādu personu nosaukt nevar, uzdevums automatizācijai vēl nav gatavs.

Viens skaidri definēts uzdevums parāda arī, kurām lietotnēm Gemini nepieciešama piekļuve un kurām ne. Ja vēl izvēlaties starp vairākiem uzdevumiem, mūsu ceļvedis par to, kā izvēlēties pirmo AI automatizāciju, palīdzēs pieņemt šo lēmumu.

Ko nozīmē Gemini integrācija ar biznesa lietotnēm

Savienotājs nodrošina Gemini piekļuvi lietotnei atbilstoši piešķirtajām atļaujām. Ar savienotāja palīdzību Gemini var iegūt informāciju no lietotnes, un daži savienotāji ļauj tajā arī veikt darbības.¹

Lasīšana nozīmē, ka Gemini iegūst informāciju no savienotās lietotnes, piemēram, lai atrastu potenciālo klientu Jūsu CRM.¹ Daži savienotāji ļauj Gemini ne tikai lasīt informāciju, bet arī veikt darbības — izveidot uzdevumus, sūtīt ziņas un atjaunināt ierakstus.¹

Padomājiet, kādu informāciju Gemini varētu iegūt no savienotajām lietotnēm un kam vajadzētu būt tiesībām šo savienojumu izmantot.¹ Ja Gemini var arī veikt darbības, apsvērumu ir vēl vairāk: klientam nosūtītu ziņu nevar atsaukt, un mainītu ierakstu var nepamanīt pat vairākas nedēļas.

Gemini Enterprise ir vairāk nekā 100 savienotāju uzņēmējdarbības un produktivitātes pakalpojumiem.¹ Tie aptver Google Workspace, tādas Microsoft 365 lietotnes kā Outlook un Teams, kā arī Slack, Salesforce, Zendesk un citas.¹ Savienotāji nodrošina piekļuvi arī tādiem avotiem kā Confluence, Jira un SharePoint.¹

Pirmajam uzdevumam savienojiet tikai tās lietotnes, kas tam patiešām nepieciešamas. Pārdošanas atgādinājumam parasti pietiek ar e-pastu, CRM un, iespējams, vietu, kur komanda glabā uzdevumus.

Divi ceļi: Gemini Enterprise savienotāji vai Gemini solis Zapier

Ir divi praktiski ceļi. Kurš no tiem Jums der, galvenokārt atkarīgs no tā, kā darbs sākas.

Pirmais ceļš: jautāt Gemini Enterprise tērzēšanā

Šajā gadījumā darbinieks var izmantot Zapier savienotāju, lai piekļūtu lietotnēm no Gemini Enterprise tērzēšanas loga.² Ar tā palīdzību komandas no tērzēšanas loga var piekļūt vairāk nekā 9000 lietotņu.² Administrators precīzi nosaka, kurām lietotnēm un darbībām šis savienotājs drīkst piekļūt.²

Šis ceļš der darbam, kas sākas ar cilvēka lūgumu, piemēram, „sagatavot atgādinājumu šim klientam”. Ja salīdzināt Gemini Enterprise plānus, pārbaudiet, kuri savienotāji ir iekļauti Jūsu plānā. Pirms plānojat uzdevumu, lūdziet personai, kas pārvalda Jūsu Google kontu, to apstiprināt un noskaidrot, kuras darbības ir ieslēgtas.

Otrais ceļš: Gemini solis Zap darba plūsmā

Apsveriet, vai šim uzdevumam der Zap — automatizēta darba plūsma Zapier. Gemini solis Zap darbojas automātiski, kad Zap tiek palaists.²

AI by Zapier ļauj darba plūsmai pievienot Gemini soli bez atsevišķa Google AI Studio konta.² Šis solis darbojas ikreiz, kad Zap tiek palaists, un tā lietojums tiek ieskaitīts Zapier uzdevumu patēriņā, nevis Google rēķinā.²

Šis ceļš der darbam, kam jāsākas pašam no sevis ikreiz, kad pienāk jauns pieprasījums.

Google AI Studio nodrošina API atslēgu Gemini modeļu integrācijai lietotnēs.³

Pārdošanas atgādinājums no pieprasījuma līdz apstiprinātai atbildei

Lūk, kā viens atgādinājums var nonākt no iesūtnes līdz nosūtītai atbildei, cilvēkam saglabājot kontroli. Šī plūsma atbilst Zapier aprakstītam modelim: Gemini pārbauda Gmail, atrod klienta pēdējo ziņu, sagatavo atbildes melnrakstu un pievieno atgādinājuma uzdevumu projektu pārvaldības lietotnē.¹

Kā nodrošināt, lai atbilde tiktu nosūtīta tikai pēc apstiprināšanas? Vienkāršs risinājums ir saglabāt melnrakstu tur, kur pārbaudītājs jau strādā, piemēram, kā e-pasta melnrakstu vai uzdevumu, un neatļaut nosūtīšanas darbību. Pārbaudītājs melnrakstu atver, izlabo un pats nospiež „Sūtīt”.

Meklēšanas solim nepieciešama lasīšanas piekļuve, kas ļauj Gemini atrast potenciālo klientu CRM.¹ Lielākā daļa pielāgošanas notiek melnraksta sagatavošanas solī. Zapier Gemini solī varat pielāgot uzvedni (rakstisku instrukciju), pievienot zināšanu avotus, piemēram, savu cenrādi, un testēt rezultātu, līdz tas izskatās pareizi.²

Pirmā instrukcija var būt īsa: „Sagatavot pieklājīgu atgādinājumu valodā, kurā rakstījis klients. Izmantot tikai cenas no pievienotā cenrāža. Ja kaut kas nav skaidrs, minējumu vietā uzskaitīt jautājumus pārbaudītājam.” Pēdējā rinda ir svarīga: neskaidrs pieprasījums, ziņa no cita kanāla vai pēdējā brīdī veiktas izmaiņas iepriekšējā pieprasījumā jānodod atbildīgajai personai, nevis jāpārvērš pārliecinoši uzrakstītā melnrakstā.

Ja pieprasījumi vai pasūtījumi pienāk arī WhatsApp vai pa tālruni, sākumā atstājiet tos cilvēka ziņā. Kad e-pasta plūsma darbojas, komanda var pārsūtīt šādas ziņas uz kopīgo iesūtni, lai arī tās tiktu apstrādātas tajā pašā pārbaudītajā kārtībā. Piekļuvi mēs pārbaudām izpētes posmā, un, ja integrācijas vai piekļuves ierobežojums rada šķēršļus, pirms risinājuma piedāvāšanas izskaidrojam iespējas.⁴

Rēķinieties, ka pirmie melnraksti būs jālabo. Apkopojiet labojumus, ko pārdošanas vadītājs veic pirmajās nedēļās, un izmantojiet tos, lai uzlabotu instrukciju un materiālus, ko Gemini izmanto.

Lai pirmā iestatīšana būtu droša, sākotnēji testējiet ar izdomātiem piemēriem vai anonimizētām agrāko pieprasījumu kopijām, nevis reāliem klientu datiem, un atstājiet nosūtīšanu atslēgtu. Iedodiet sistēmai dažus šādus piemērus, ļaujiet pārbaudītājam novērtēt rezultātus un pārejiet uz reāliem pieprasījumiem tikai tad, kad melnraksti konsekventi ir tuvu vajadzīgajam.

Tāds pats modelis der arī citiem atkārtotiem uzdevumiem, piemēram, pasūtījumu ievadei kopīgā izklājlapā ar kolonnām klientam, produktam, daudzumam, datumam un statusam, kur pārbaudītājs izskata katru rindu, pirms tā tiek apstiprināta un izmantota pasūtījuma apstrādē. Ieskicējiet pasūtījumu darba plūsmu trīs daļās: sākt ar marķētu ziņu, izgūt pasūtījuma pozīcijas un sagatavot pārbaudei rindu ar statusu „jāpārbauda”. Ja pienāk piegādātāja pasūtījuma e-pasts, pārbaudītājs salīdzina sagatavoto rindu ar e-pastu, pārbauda daudzumu un piegādes datumu, atzīmē neparastus lūgumus, piemēram, dalītu piegādi, un tikai tad nomaina statusu uz „apstiprināts”. Piemēram, darba plūsmā var izmantot Gemini, lai noteiktu, kuriem veidlapu iesniegumiem jāpievērš produktu komandas uzmanība, un nosūtītu atzīmētos iesniegumus uz Slack.² Darbības princips paliek tas pats: sistēma šķiro vai sagatavo melnrakstus, bet lēmumu pieņem cilvēks.

Noteikt, kas apstiprina un kam Gemini drīkst piekļūt

Pirms pirmais melnraksts nonāk pie pārbaudītāja, pierakstiet trīs lietas. Kas apstiprina katru atgādinājumu? Ko šī persona pārbauda — piemēram, cenu, piegādes datumu un toni? Kas izskata izņēmumus, piemēram, sūdzību vai atlaides lūgumu, ko pārbaudītājs nav tiesīgs apstiprināt?

Piešķiriet tikai uzdevumam nepieciešamās piekļuves tiesības. Kad Gemini Enterprise izmanto Zapier savienotāju, administratori izvēlas, kuras lietotnes un darbības tas drīkst izmantot.² Pirmajam atgādinājumu uzdevumam parasti pietiek ar iesūtnes un CRM lasīšanu, kā arī melnrakstu sagatavošanu. Nosūtīšanu var atstāt cilvēka ziņā.

Izlemiet arī, kas drīkst skatīt vai mainīt pašu automatizāciju: Zap, instrukciju un savienotāja iestatījumus. Ierobežojiet to ar nelielu konkrētu cilvēku loku, lai neviens nepaplašinātu piekļuvi klientu datiem bez uzņēmuma īpašnieka ziņas.

Klientu datiem nepieciešama atsevišķa īsa pārbaude. Pirms kaut ko savienojat, jautājiet administratoram, kur tiks glabāts ziņu saturs, cik ilgi tas tiks glabāts un kā to dzēst. Pierakstiet atbildes blakus apstiprinātāja vārdam.

Apstiprināšanu var iekļaut arī pašā risinājuma uzbūvē. Aģentu darba plūsmas var veidot tā, lai tās apstātos un pirms darbības gaidītu cilvēka pārbaudi.⁵ Sīkāk to aplūkojam rakstā par uzticamām AI darba plūsmām ar cilvēka pārbaudi.

Kas jāņem vērā, plānojot darbu, izmaksas un atbilžu kvalitāti dažādās valodās

Darba apjoms mazāk atkarīgs no savienotāja un vairāk no Jūsu pašu materiāliem. Ja CRM ieraksti ir nepilnīgi vai cenrādis ir novecojis, melnrakstos atkārtosies tās pašas kļūdas. Paredziet dažas stundas īpašnieka vai pārdošanas vadītāja laika, lai ar reāliem piemēriem aprakstītu, kāda ir laba atbilde. Izlemiet arī, kas pēc palaišanas uzturēs cenrādi un pakalpojumu informāciju aktuālu.

Uzturēšanas izmaksas pieaug līdz ar apjomu. Gemini solis Zapier darbojas ikreiz, kad tiek palaists tā Zap, un katra izpilde tiek ieskaitīta Zapier uzdevumu patēriņā.² Pirms izvēlaties plānu, novērtējiet, cik pieprasījumu saņemat mēnesī.

Mazai komandai ieteicams uzskaitīt trīs izmaksu pozīcijas. Pirmā ir Google plāns, ar kuru darbinieki izmanto Gemini, ja izvēlaties pirmo ceļu. Otrā ir Zapier plāns: otrajā ceļā Gemini soļa lietojums tiek ieskaitīts Zapier uzdevumu patēriņā, nevis Google rēķinā.² Trešā ir pārbaudītāja laiks, tāpēc salīdziniet katra pakalpojuma sniedzēja aktuālo cenu lapu ar paredzamo izpilžu skaitu mēnesī.

Valodas jāpārbauda atsevišķi. Nepieņemiet, ka kvalitāte latviešu, lietuviešu vai igauņu valodā būs laba. Paņemiet reālu agrāko pieprasījumu paraugus katrā valodā, ko saņem Jūsu komanda, arī krievu valodā, ja tas attiecas uz Jums, un ļaujiet pārbaudītājam novērtēt melnrakstu toni un terminu pareizību.

Uzskaitiet neoficiālos produktu nosaukumus un saīsinājumus, ko lieto klienti. Pievienojiet Gemini solim kā zināšanu avotu īsu sarakstu ar Jūsu produktu nosaukumiem un ikdienas nosaukumiem, ko klienti lieto katrā valodā.² Viss, kā sarakstā nav, jānodod pārbaudītājam kā jautājums.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai Gemini var strādāt citās mūsu uzņēmuma lietotnēs?

Ar savienotāju palīdzību Gemini var lasīt informāciju no savienotajām lietotnēm, piemēram, lai atrastu potenciālo klientu Jūsu CRM.¹ Daži savienotāji ļauj tam arī veikt darbības — izveidot uzdevumus, sūtīt ziņas vai atjaunināt ierakstus.¹ Izmantojot Gemini Enterprise Zapier savienotāju, administratori nosaka, kurām lietotnēm un darbībām Gemini var piekļūt.²

Vai Gemini izmantošanai automatizācijās ir nepieciešams Gemini Enterprise?

Nē. AI by Zapier ļauj pievienot Gemini soli Zap darba plūsmai bez atsevišķa Google AI Studio konta.² Gemini Enterprise ir savi savienotāji, tostarp Zapier savienotājs, kas no tērzēšanas loga nodrošina piekļuvi vairāk nekā 9000 lietotņu.¹,² Ceļu izvēlieties pēc tā, kā darbs sākas: ar tērzēšanā ierakstītu lūgumu vai ar notikumu, piemēram, jaunu e-pastu.

Vai Gemini var pats sūtīt klientiem atgādinājumu e-pastus?

Tehniski — jā, ja savienotājam ir rakstīšanas piekļuve, kas ļauj sūtīt ziņas.¹ Aģentu darba plūsmas var arī veidot tā, lai pirms darbības tās apstātos un gaidītu cilvēka pārbaudi.⁵ Mēs iesakām, lai katru atgādinājumu apstiprina atbildīgā persona, līdz uzņēmums izlemj, ka konkrēto soli var izpildīt bez cilvēka iesaistes.

Cik maksā Gemini soļa izmantošana Zapier?

Gemini solis Zapier darbojas ikreiz, kad tiek palaists Zap, un tā lietojums tiek ieskaitīts Zapier uzdevumu patēriņā, nevis Google rēķinā.² Plānojot uzdevumu patēriņu, novērtējiet, cik bieži Jūsu Zap tiks palaists. Lūdziet piedāvājumu savam projektam.

Vai tas tiks galā ar pieprasījumiem latviešu, lietuviešu vai igauņu valodā?

Pārbaudiet to, nevis pieņemiet. Izmēģiniet reālu agrāko pieprasījumu paraugus katrā valodā, ko saņem Jūsu komanda, arī krievu valodā, ja klienti raksta krieviski. Pirms kaut kas tiek nosūtīts, pārbaudītājam jāizvērtē tonis un termini.