Uzņēmuma zināšanu bāze AI: kā sagatavot nedēļas apkopojumu

Pirmdien WhatsApp sarakstē tiek saskaņota jauna cena. Trešdien kolēģis savā piezīmju kladē pieraksta izmaiņas darba procedūrā. Pienāk piektdiena, bet pārējā komanda joprojām nezina, kas ir mainījies.

AI var palīdzēt no uzņēmuma kopīgajām piezīmēm sagatavot nedēļas izmaiņu apkopojumu. Katram ierakstam pievieno saiti uz tā avotu, un atbildīgais darbinieks apkopojumu pārbauda, pirms to publicē.

Šajā rakstā aprakstīts šāds risinājums: kā tas darbojas un kur ir tā robežas. Savus rezultātus vai skaitļus mēs nesniedzam. Tas ir darba kārtības apraksts, nevis gadījuma izpēte.

Kāpēc uzņēmuma piezīmes vairs nepalīdz

Iekšējā zināšanu bāze apkopo uzņēmuma informāciju vienuviet, lai ikviens, kam tā vajadzīga, to varētu atrast.² Tas ir labs sākums, taču ar to vien darbs nav paveikts.

Ja faili ir salikti vienā mapē, tie vienkārši tiek saglabāti tādi, kādi ir. Ar failu glabāšanu vien nepietiek — informācijai jābūt sakārtotai tā, lai sistēma varētu atrast vajadzīgo.³ Piezīmi ar neskaidru nosaukumu, kurā lēmumi paslēpti teksta vidū, vēlāk var būt grūti atrast.

Lēmumi var nonākt dažādās piezīmēs un sarunās. Ja zināšanas ir izkaisītas pa dažādiem darba rīkiem, AI sistēmai ir grūtāk atrast vajadzīgo informāciju un izmantot to atbildēs.¹ Arī cilvēkiem tas ir grūtāk. Viņi jautā kolēģim, kurš bija sapulcē, un šis kolēģis uz vienu un to pašu jautājumu atbild vairākas reizes nedēļā.

To pašu uzdevumu var veikt arī kopīgs dokuments ar izmaiņu žurnālu, ja visi to uztur aktuālu. Nedēļas apkopojums noder tad, ja izmaiņas ir izkaisītas daudzās piezīmēs un nevienam nav laika tās visas izlasīt.

Ko glabājam un kādā formā

Apsveriet iespēju lēmumiem, instrukcijām un procesiem veidot atsevišķas piezīmes. Pierakstiet, piemēram, vienošanos par cenu, jaunu noteikumu vai izmaiņas pienākumu sadalījumā. Instrukcijas ir soļi atkārtotam uzdevumam, piemēram, mēneša atskaites sagatavošanai. Procesu piezīmes apraksta, kā darbs pāriet no viena cilvēka pie otra. Katrai piezīmei norādiet datumu un par to atbildīgo darbinieku, lai cilvēki zinātu, kam jautāt, ja kaut kas šķiet nepareizi.

Pierakstiet pieņemto lēmumu atsevišķā piezīmē un norādiet datumu. Sistēma apkopojumu veidos no šīs piezīmes.

Šeit aprakstītajā risinājumā šo pārrakstīšanu veic cilvēks. Iestatiet sistēmu tā, lai tā lasītu tikai kopīgo piezīmju mapi, nevis sarakstes, e-pasta iesūtnes vai izklājlapas. Piemēram, ja WhatsApp sarakstē tiek saskaņota jauna cena pastāvīgajam klientam, darbinieks, kurš to saskaņoja, uzraksta īsu piezīmi ar datumu, vajadzības gadījumā panāk tās apstiprināšanu un pats atjaunina kopīgo Google Sheet izklājlapu. Pēc tam apkopojums par šo piezīmi informē visus. Pārrakstīšanas darbu sistēma neietaupa. Tā ietaupa pārējiem nepieciešamību jautāt, jo izmaiņas kopā ar saiti uz avotu nonāk pie visas komandas.

Pārrakstīšana ir apzināta. Ja sistēma lasītu sarakstes un iesūtnes tieši, tajā nonāktu arī cenas, par kurām vēl notiek sarunas, un klientu privātās ziņas, tāpēc cilvēks, pierakstot lēmumu, apliecina, ka tas ir galīgs.

Padomājiet arī par to, kā sistēma atradīs informāciju katrā piezīmē. AI sistēmām, kas sadala tekstu fragmentos un meklē pēc nozīmes (tā sauktā chunking un semantiskā meklēšana), noder skaidras struktūras norādes avota materiālos.³ Labi sagatavota zināšanu bāze var uzlabot meklēšanas precizitāti, samazināt nepamatotu atbilžu risku un palīdzēt sistēmai norādīt precīzus avotus.³

Katru lēmumu ierakstiet zem skaidra virsraksta, ar datumu un par piezīmi atbildīgā darbinieka vārdu. Izmantojiet virsrakstu, kas pasaka, par ko ir piezīme, piemēram, „Atlaides noteikums atkārtotiem pasūtījumiem”, nevis „Otrdienas piezīmes”.

Kā tiek sagatavots nedēļas melnraksts

Sistēma vispirms atrod vajadzīgo informāciju uzņēmuma piezīmēs un pēc tam izmanto to apkopojuma sagatavošanai, pievienojot saites uz avotiem. Šo pieeju sauc par ar izguvi papildinātu ģenerēšanu (RAG), un tā ļauj AI meklēt atbildes iekšējos avotos.¹ Apsveriet iespēju ierobežot avotus tikai ar apstiprinātām piezīmēm.

Praksē apkopojumu sagatavo ieplānots uzdevums — neliela programma, kas tiek palaista noteiktā laikā. Tā atlasa pagājušajā nedēļā labotās piezīmes un nodod tās valodas modelim, kas sagatavo apkopojuma melnrakstu. Paredziet, ka šo uzdevumu un meklēšanas rīku iestatīs kāds tehniski zinošs cilvēks. Jūsu daļa ir piezīmes, pārbaudītājs un iknedēļas pārbaude.

Salīdzinājumam — Bloomfire AI meklēšana sniedz atbildes ar klikšķināmām atsaucēm.⁴ Apkopojumā saite uz avotu ļauj lasītājam atvērt piezīmi un pārbaudīt, vai kopsavilkums tai atbilst.

Rezultāts ir tikai melnraksts. Sistēma var uzskatīt izlabotu drukas kļūdu par izmaiņām vai apvienot divas saistītas piezīmes vienā kopsavilkumā. Lēmumu, ko neviens nav pierakstījis, tā apkopojumā iekļaut nevar.

Kas pārbauda melnrakstu un ko labo

Katra apkopojuma pārbaudei norīkojiet vienu cilvēku. Pārbaudītājs izlabo neskaidrus kopsavilkumus, izņem ierakstus, kas nav lēmumi, un apstiprina pārējo. Ja avota piezīme ir neskaidra, izlabojiet arī to, lai problēma atkārtotos retāk.

Svarīgi ir nosaukt konkrētu cilvēku. Ja pārbauda „komanda”, nepārbauda neviens. Konkrēts pārbaudītājs ir arī tas, kam kolēģi var jautāt, ja kāds ieraksts šķiet dīvains. Izvēlieties arī aizvietotāju prombūtnes gadījumiem.

Saites uz avotiem paātrina pārbaudi un ļauj rezultātam vairāk uzticēties. Ja cilvēkiem jāpaļaujas uz automatizētu rezultātu, uzticēties tam palīdz iespēja redzēt, kāpēc tas ir tieši tāds.⁵

Pārbaudot apkopojumu, var pamanīt arī nepilnības pašās piezīmēs. Vispirms pārbaudiet ierakstus, kuriem trūkst saites uz avotu vai kuru norādītais avots nepamato kopsavilkumu. Ja vajadzīgās informācijas piezīmēs nav vai tā ir neskaidra, lūdziet atbildīgajam darbiniekam piezīmes papildināt.

Pirmajās nedēļās veidojiet īsu sarakstu: ko pārbaudītājs izlaboja, ko melnraksts palaida garām un cik ilgi aizņēma katra pārbaude. Šis saraksts ir Jūsu pašu pierādījums tam, vai šo kārtību ir vērts saglabāt.

Pirms sākat, divas nedēļas arī uzskaitiet, cik bieži darbinieki jautā, kurš zina, kas mainījies, un cik pasūtījumu vai cenu kļūdu radušās novecojušas piezīmes dēļ. Pēc mēneša salīdziniet šos skaitļus ar pārbaudei patērēto laiku. Ja pārbaude prasa vairāk laika, nekā ietaupa, mainiet kārtību vai pārtrauciet to.

Kā uzturēt piezīmes aktuālas bez lielas kārtīšanas

Ne visām piezīmēm vajag vienādu uzmanību. Saprātīgs noteikums ir pārskatīšanas biežumu noteikt pēc tā, cik ātri mainās saturs: reizi mēnesī tēmām, kas mainās ātri, un reizi ceturksnī vai gadā stabiliem noteikumiem.³ Cenas un krājumu noteikumi pieder pie pirmās grupas, atvaļinājumu kārtība — pie otrās.

Pārskatot piezīmes tikai reizi mēnesī, otrdien veiktās cenu izmaiņas var palikt nepamanītas. Tāpēc darbiniekam, kurš saskaņo jaunu cenu, tās piezīme jāatjaunina tajā pašā dienā, un nākamais nedēļas apkopojums par izmaiņām informēs visus. Ja izmaiņas ir svarīgas jau pirms piektdienas, viņam par tām arī tieši jāpaziņo iesaistītajiem, jo apkopojums ir nedēļas pārskats, nevis brīdinājums.

Piemēram, Bloomfire automātiski atzīmē novecojušu vai dublētu saturu.⁴ Ģeneratīvais AI var arī paātrināt satura rakstīšanu un labošanu, tāpēc piezīmju uzturēšana aktuālā stāvoklī prasa mazāk manuāla darba.² Galīgo lēmumu par izmaiņām atstājiet par piezīmi atbildīgajam darbiniekam.

Kas nepieciešams, lai ieviestu un uzturētu šo risinājumu

Darba apjoms ir atkarīgs no tā, cik piezīmju Jums ir, kādā stāvoklī tās ir un cik vietās tās ir izkaisītas. Nesakārtotas zināšanu bāzes, novecojušu dokumentu un nekonsekventu tagu sakārtošana prasa ievērojamu laiku un pūles.¹ Viss nav jāsakārto uzreiz. Sāciet ar piezīmēm, kuras darbinieki izmanto, un pārējās sakārtojiet, tiklīdz atklājas nepilnības.

Vienkāršs pirmais mēnesis varētu izskatīties šādi. Pirmajā nedēļā uzņēmuma īpašnieks izvēlas visbiežāk izmantotās piezīmes un nosaka pārbaudītāju un aizvietotāju. Otrajā nedēļā par šīm piezīmēm atbildīgie darbinieki pievieno virsrakstus, datumus un savus vārdus. Trešajā un ceturtajā nedēļā pārbaudītājs izskata pirmos melnrakstus un pieraksta neskaidros terminus, ko iekļaut terminu vārdnīcas piezīmē.

Sistēmai jāapgūst arī Jūsu valoda: saīsinājumi, produktu nosaukumi un uzņēmuma darba procesi.¹ Te noder īsa terminu vārdnīcas piezīme.

Ja Jūsu piezīmēs mijas latviešu un angļu valoda, pārbaudiet to, pirms paļaujaties uz apkopojumu. Paņemiet desmit nesenas piezīmes katrā valodā, salīdziniet melnraksta kopsavilkumus ar avota piezīmēm un pierakstiet katru terminu, ko sistēma atveidojusi kļūdaini. Pievienojiet šos terminus vārdnīcas piezīmei, un pirmajās nedēļās pārbaudītājam īpaši rūpīgi jāpārbauda latviskie formulējumi.

Jau laikus izlemiet, kurš drīkst redzēt kādu informāciju. Klientu datus, kā arī cenas vai noteikumus, kas nav paredzēti visai komandai, neiekļaujiet piezīmēs, ko lasa sistēma, vai ierobežojiet, kas var atvērt šīs piezīmes un apkopojumu. Publicējiet apkopojumu tikai kanālā, kas pieejams tiem, kuri drīkst redzēt tā saturu, un pārbaudītājam jāizņem viss, kam nevajadzētu nonākt tālāk.

Paredziet darbinieku laiku iknedēļas pārbaudei un labojumiem, ko veic par piezīmēm atbildīgie darbinieki. Parasti nepieciešama kopīga piezīmju mape, rīks, kas tajā var meklēt, ieplānotais uzdevums, kas sagatavo melnrakstu, un vieta, kur publicēt apkopojumu. Nelielai komandai apsveriet iespēju izmantot kopīgu vidi, ko darbinieki jau lieto. Katrai no šīm daļām var būt sava iestatīšana un abonements, tāpēc pirms lēmuma pieņemšanas lūdziet tās uzskaitīt. Pārbaudiet jau izmantoto rīku izmaksas un lūdziet piedāvājumu jebkuram papildu darbam. Lūdziet vienreizējās ieviešanas un ikmēneša uzturēšanas izmaksas norādīt atsevišķi.

Bloomfire piedāvā AI meklēšanu ar klikšķināmām atsaucēm un automātiski atzīmē novecojušu vai lieku saturu.⁴ Iknedēļas pārbaudes kārtība gan Jums būtu jāizveido pašiem.

Ja Jums lūdz salīdzināt AI modeļus vai zināšanu rīkus, vispirms noskaidrojiet, kāda problēma tiem jāatrisina. AI modeļu salīdzinājumu vai plašāku AI rīku salīdzinājumu ir vieglāk izvērtēt, kad zināt, uz kurām piezīmēm komanda paļaujas. Mūsu pieredzē svarīgāk par modeļa izvēli ir tas, cik labi sakārtotas ir piezīmes un cik regulāri tās pārbauda. Ja vēlaties plānot šādu risinājumu, sāciet ar pārbaudes procesa apspriešanu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kas ir zināšanu bāze AI kontekstā?

Vispārīgi runājot, zināšanu bāze ir zināšanu kopums, kas glabāts programmai izmantojamā formā.⁵ Ar izguvi papildināta ģenerēšana ļauj AI meklēt atbildes iekšējos avotos.¹ Katrai atbildei ir saite uz avota piezīmi, lai cilvēks to varētu pārbaudīt.

Vai pirms sākšanas jāsakārto visi dokumenti?

Nē. Sāciet ar piezīmēm, ko komanda patiešām izmanto katru nedēļu. Nesakārtota, novecojuša vai nekonsekventi marķēta materiāla sakārtošana prasa ievērojamu laiku un pūles,¹ tāpēc to labāk darīt pakāpeniski. Jautājumi, uz kuriem sistēma atbild ar zemu pārliecību, var palīdzēt atrast trūkstošu vai slikti sakārtotu saturu.³

Kas notiek, ja nedēļas apkopojumā ir kļūda?

Komanda neko nesaņem, kamēr norīkotais pārbaudītājs to nav apstiprinājis. Tā kā katram ierakstam ir saite uz avota piezīmi, kļūdainu kopsavilkumu var ātri pamanīt. Labojumu veic gan avota piezīmē, gan apkopojumā.

Vai tas darbojas ar piezīmēm latviešu un angļu valodā?

Ja piezīmēs mijas latviešu un angļu valoda, pārbaudiet, vai sistēma ar tām labi tiek galā. Tai jāapgūst uzņēmuma saīsinājumi, produktu nosaukumi un darba procesi.¹ Pirmajās nedēļās pārbaudītājam īpaša uzmanība jāpievērš latviskajiem formulējumiem un terminiem.