n8n pasūtījumu automatizācija: no e-pasta līdz izklājlapai

Koplietotajā iesūtnē pienāk pasūtījuma e-pasts. Tajā ir daži produktu kodi, daudzumi un, tuvāk beigām, piegādes datums. Kāds birojā atver pasūtījumu izklājlapu un visu ievada no jauna, rindu pa rindai.

Noslogotā otrdienā tas atkārtojas atkal un atkal, un laiku pa laikam kāds daudzums tiek ievadīts nepareizi vai piegādes datums tabulā tā arī nenonāk.

Šajā rakstā skaidrots, kā ar n8n automatizēt pasūtījumu e-pastu apstrādi. n8n var saņemt e-pastus ar IMAP Email trigeri un savienot Gmail Trigger ar vairāk nekā 1000 citiem pakalpojumiem.¹,² Rakstā ieskicēts risinājums, lai apvienotu vienā darba plūsmā e-pastu saņemšanu, datu nolasīšanu, pārbaudi un ierakstīšanu izklājlapā. Sekojam vienam parastam e-pastam “Order #4821” no iesūtnes līdz pārbaudei sagatavotai izklājlapas rindai, ko konkrēta atbildīgā persona izskata, pirms kaut kas tiek saglabāts.

Kas ar pasūtījuma e-pastu notiek šodien

Padomājiet, kādu ceļu Jūsu komandā mēro pa e-pastu saņemts pasūtījums. Klients nosūta pasūtījumu e-pastā. Kāds to izlasa, atver izklājlapu vai pasūtījumu sistēmu un pārkopē klienta nosaukumu, produktu kodus, daudzumus, piegādes adresi un datumu.

Darbs nav sarežģīts, taču tas regulāri atkārtojas un katru reizi prasa uzmanību. Viens klients raksta “10 kastes”, cits — “10 gab.”, trešais pievieno PDF. Kodā ieviešas drukas kļūda, vai arī piegādes datums ir otrajā rindkopā un paliek nepamanīts. Parasti kļūda atklājas vēlāk, kad tiek sakomplektētas nepareizas preces vai klients zvana jautāt, kur ir piegāde.

Programmatūra var nolasīt datus no šādiem pasūtījumiem un dokumentiem un sagatavot tos ievadei. Mērķis nav izslēgt cilvēku no procesa. Mērķis ir atbrīvoties no datu pārrakstīšanas un atstāt lēmumu cilvēkam, kurš pazīst klientus.

Ja daudzi Jūsu pasūtījumi pienāk arī WhatsApp, plānojiet un testējiet to kā atsevišķu avotu. Šis apraksts attiecas uz e-pastu, taču tam pašam pārbaudes solim jābūt katram avotam.

Pasūtījumu apstrādes automatizācija ar n8n: kā tiek pamanīts jauns pasūtījums

IMAP Email mezgls saņem e-pastus no IMAP e-pasta servera un darbojas kā darba plūsmas trigeris.¹ Trigeris ir darba plūsmas sākuma solis — šajā gadījumā tas iedarbina plūsmu, saņemot noteiktiem nosacījumiem atbilstošu e-pastu.

Jūs izlemjat, kuru pastkasti tas uzrauga, tāpēc tā var būt koplietotā pasūtījumu iesūtne, nevis īpašnieka personīgā pastkaste.¹ Varat arī paši noteikt atlases nosacījumus — kurus e-pastus tas ņem apstrādē.¹

Mezgls var atstāt saņemtos e-pastus nelasītus, tāpēc birojā tos iesūtnē joprojām redz kā jaunus.³

Ja Jūsu uzņēmums izmanto Gmail, n8n ir arī Gmail trigeris, ko var savienot ar vairāk nekā 1000 citiem pakalpojumiem.²

Ienākošos e-pastus uz n8n var nodot arī trešās puses e-pasta trigeris.⁴ Piemēram, Atomic Mail Trigger pārbauda iesūtni pēc grafika — pēc noklusējuma ik pēc 5 minūtēm — un katru jauno vēstuli nodod darba plūsmai kā atsevišķu ierakstu.⁵ Pirmajā ieslēgšanas reizē tas atzīmē sākuma punktu, lai iesūtnē jau esošās vēstules netiktu apstrādātas atkārtoti.⁵

Pastkastes trigeri izvēlieties atkarībā no tā, kur glabājas Jūsu e-pasts, un pirms jebkura papildu pakalpojuma pievienošanas to rūpīgi izvērtējiet.

Kā e-pasts kļūst par sagatavotu rindu

E-pasts, kādu Jūs to redzat, ir teksta bloks. Lai aizpildītu izklājlapu, sistēmai vajadzīgi strukturēti JSON dati — tas nozīmē, ka e-pasts ir sadalīts nosauktos laukos, piemēram, sūtītājs, temats un pamatteksts.

Viens e-pasta trigeris ienākošo e-pastu saturu pārveido strukturētos datos JSON formātā un nosūta uz n8n.⁴ Apstrādātais e-pasts nonāk n8n sekundes vai divu laikā.⁴ Tā publicētajā piemērā pat izmantots e-pasts ar tematu “Order #4821 confirmed”.⁴

Ar temata rindu vien nepietiek, tāpēc darba plūsma ielādē visu vēstuli. IMAP mezgla formāts Resolved atgriež pilnu e-pastu ar apstrādātu saturu, bet pielikumus saglabā kā bināros datus.³ Izmantojot Atomic Mail pakalpojumu, pilno pamattekstu iegūst ar atsevišķu pieprasījumu.⁵

Pēc tam sistēma sagatavo rindu: klients, produktu kodi, daudzumi un piegādes datums. Datus no e-pasta teksta nolasa AI modelis, kas brīvā tekstā atrod kodus, daudzumus un datumus, vai arī fiksēti noteikumi, ja klients vienmēr izmanto vienu un to pašu formu. Ja vienā e-pastā uzskaitīti vairāki produkti, sistēma katram produktam sagatavo atsevišķu rindu ar to pašu pasūtījuma numuru, lai pārbaudītājs tās izskatītu kopā.

Daudzumu un trūkstošo ziņu pārbaudes

Sagatavotā rinda ir noderīga tikai tad, ja tā pārbaudītājam parāda, kam pievērst uzmanību. To nodrošina pārbaudes, kas notiek, pirms rinda nonāk pie cilvēka.

Neparasti daudzumi. Ja pasūtītais daudzums šim klientam šķiet neparasts, pievienojiet rindai brīdinājumu. Tas pats attiecas uz mērvienībām un iepakojumu izmēriem, kas neatbilst cenrādim, un uz pasūtījumiem, kas pienāk pēc Jūsu noteiktā pieņemšanas laika.

Nezināmi produktu kodi. Katru kodu salīdzina ar Jūsu cenrādi. Kods, kas neatbilst, vai produkta nosaukums, kas uzrakstīts jaunā veidā, tiek nodots izskatīšanai.

Trūkstošas ziņas. Nav piegādes adreses, nav datuma, vai klientu nevar identificēt Jūsu klientu sarakstā. Rinda tik un tā tiek sagatavota, un tukšais lauks ir skaidri iezīmēts.

Atkārtoti pasūtījumu numuri. Klienti dažkārt nosūta pasūtījumu vēlreiz vai atsūta labojumu. Ja pasūtījuma numurs izklājlapā jau ir, pievienojiet jaunajai rindai brīdinājumu par iespējamu dublikātu.

Katram brīdinājumam ir īss iemesls, piemēram, “daudzums ir daudz lielāks nekā šī klienta parastajā pasūtījumā”. Nekas netiek izlabots klusām. Pārbaudītājs redz, kas šķita nepareizs un kāpēc, un izlemj, ko darīt.

Persona, kas apstiprina rindu

Katra sagatavotā rinda nonāk pie norīkota pārbaudītāja. Parasti tā ir persona, kas pasūtījumus ievada jau šobrīd, jo viņa pazīst klientus, produktus un biežākās kļūdas.

Pārbaudītājs redz sagatavoto rindu blakus oriģinālajam e-pastam, un brīdinājumi ir augšpusē. Iespējas ir trīs: apstiprināt rindu tādu, kāda tā ir, izlabot kādu lauku un tad apstiprināt vai arī noraidīt, piemēram, ja izrādās, ka e-pastā ir jautājums, nevis pasūtījums. Izklājlapā tiek ierakstītas tikai apstiprinātās rindas, tāpēc pasūtījumu tabulā nenonāk nekas, ko cilvēks nav redzējis.

Piemēram, pasūtījumu failā var būt divas cilnes: “Jāpārbauda”, kur sagatavotās rindas gaida ar kolonnām “Statuss” un “Brīdinājuma iemesls”, un “Pasūtījumi” — galvenā tabula. Kad pārbaudītājs iestata statusu “apstiprināts”, darba plūsma pārkopē rindu uz cilni “Pasūtījumi”. Ja pēc apstiprināšanas pasūtījumu maina vai atceļ, par to pienāk jauns e-pasts; dublikātu pārbaude pamana pasūtījuma numuru, un pārbaudītājs atjaunina esošo rindu, nevis pievieno vēl vienu.

Norīkojiet arī aizvietotāju un vienojieties, kurš pieņem lēmumus nestandarta gadījumos. Ja galvenais pārbaudītājs ir atvaļinājumā vai pasūtījumam vajadzīgs lēmums par cenu vai krājumiem, tas nonāk pie kāda, kurš var izlemt.

n8n darba plūsmu piemēru sarakstā ir arī vienkārša e-pasta atbilžu sistēma ar cilvēka iesaisti, kas izmanto AI un IMAP.⁶ Plašāku pieeju aprakstām rakstā par to, kā cilvēka pārbaude padara AI darba plūsmas uzticamas.

Laika gaitā pārbaudes solis sniedz noderīgu informāciju. Ja pārbaudītājs lielāko daļu rindu apstiprina bez izmaiņām, Jūsu uzņēmums var nolemt, ka daļu vienkāršu pasūtījumu bez brīdinājumiem drīkst saglabāt uzreiz. Tas ir uzņēmuma lēmums, ko pieņem vēlāk, balstoties uz pieredzi un datiem, nevis kaut kas ieslēgts jau no sākuma. Arī tad tas attiektos tikai uz zināmu klientu rindām bez brīdinājumiem, ar regulārām izlases pārbaudēm un iespēju cilvēka pārbaudi atkal ieslēgt.

Kas vajadzīgs ieviešanai un kā ar e-pastiem latviešu valodā

Lielākā daļa darba ir saprast Jūsu reālos pasūtījumus un vienoties, ko uzskatīt par problēmu. Tālāk aprakstīto sagatavošanu var paveikt arī uzņēmuma īpašnieks vai biroja vadītājs bez tehniskām zināšanām; darba plūsmas pieslēgšanu un testēšanu parasti veic kāds ar pieredzi darba plūsmu veidošanā — no Jūsu komandas vai no ārpuses.

Pirms darba sākšanas testējiet darba plūsmu ar reāliem pasūtījumiem tajās valodās, kurās Jūsu klienti patiešām raksta: latviešu, lietuviešu, igauņu, krievu vai angļu. Palaidiet caur darba plūsmu paraugu e-pastus, arī pārsūtītos pasūtījumus un PDF, un salīdziniet katru sagatavoto rindu ar to, ko ievadīja Jūsu komanda. Pēc tam veiciet īsu izmēģinājumu paralēli manuālajai ievadei un sekojiet līdzi labojumu skaitam, izskatīšanas laikam un tam, cik bieži rindām tiek pievienoti brīdinājumi.

Paredziet rīcību arī darbības traucējumu gadījumā. Ja kāds solis neizdodas vai izklājlapa nav pieejama, darba plūsmai jāapstājas, e-pasts jāatstāj nelasīts un jāinformē pārbaudītājs.

Noskaidrojiet, vai pasūtījumu e-pastos ir personas dati, un apstrādājiet tos atbilstoši piemērojamām privātuma prasībām. Piešķiriet darba plūsmai piekļuvi tikai pasūtījumu pastkastei, ierobežojiet, kas var atvērt pārbaudes cilni, un pārliecinieties, kā izvēlētie rīki apstrādā datus. Kāds dokumentēts e-pasta trigeris pārveido vēstules strukturētos datos un nosūta tās uz n8n, tāpēc pajautājiet, kur šis pakalpojums tās apstrādā un glabā.⁴

Lūdziet tāmi, kas balstīta uz Jūsu pasūtījumu apjomu un ietver servera mitināšanu un AI nolasīšanas soļa izmantošanu. Kādam arī jāuztur darba plūsma, kad mainās pastkaste vai izklājlapa. Jau iepriekš vienojieties, vai tas būs kāds no Jūsu komandas vai tie, kuri plūsmu izveidoja. Vairāk varat lasīt par mūsu pasūtījumu apstrādes darba plūsmām vai par to, kā izvēlēties pirmo automatizāciju, ja pasūtījumu ievade ir tikai viena no vairākām iespējām.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai tas darbojas ar Gmail vai ar mūsu uzņēmuma pastkasti?

Var darboties abos gadījumos. n8n ir Gmail trigeris, ko var savienot ar vairāk nekā 1000 citiem pakalpojumiem.² Citas pastkastes var nolasīt caur IMAP e-pasta serveri ar IMAP Email mezglu.¹ IMAP Email mezglam var izvēlēties, no kuras pastkastes tas saņem e-pastus.¹

Vai pēc ieslēgšanas tas apstrādās visus mūsu vecos e-pastus?

Nē, ja tas ir rūpīgi iestatīts. Atlases nosacījumi nosaka, kuri e-pasti tiek saņemti.¹ Pirmajā aktivizēšanas reizē Atomic Mail Trigger iestata atskaites jeb sākuma punktu, lai esošie e-pasti netiktu apstrādāti atkārtoti.⁵ E-pastus var arī atstāt nelasītus, lai Jūsu komanda tos joprojām redzētu kā jaunus.³

Vai tas var nolasīt pasūtījumus, kas atsūtīti kā PDF pielikumi?

IMAP mezgla formāts Resolved atgriež pilnu e-pastu, bet pielikumus saglabā kā bināros datus.³ PDF satura nolasīšana ir atsevišķs solis, un pirms darba sākšanas tas jātestē ar Jūsu reālajiem failiem. Skenēti vai ar roku rakstīti pasūtījumi pārbaudītājam jāizskata rūpīgāk.

Cik ātri jauns pasūtījums parādās izskatīšanai?

Tas atkarīgs no tā, kā tiek pārbaudīta iesūtne. Kāds trešās puses trigeris pēc noklusējuma pārbauda iesūtni ik pēc 5 minūtēm,⁵ savukārt starpniekpakalpojums apstrādātus e-pastus piegādā sekundes vai divu laikā.⁴ Izvērtējiet, vai Jūsu pasūtījumu procesā aizkave ir būtiska, arī ja rindu izskata cilvēks.

Vai tas tiek galā ar pasūtījumu e-pastiem latviešu valodā?

Tas pirms darba sākšanas jātestē ar reāliem pasūtījumu e-pastiem tajās valodās, kurās raksta Jūsu klienti, — latviešu, lietuviešu, igauņu, krievu vai angļu. Nolasīšanas soli iestata ar rakstiskiem norādījumiem un piemēriem no Jūsu pasūtījumiem, tāpēc šie testi ir svarīgi. Dažādi rakstīti produktu nosaukumi un mērvienības bieži ir brīdinājumu iemesls. Pārbaudītāja uzdevums ir pamanīt arī kļūdas, ko automātiskās pārbaudes nav atklājušas.